1. OBJETIVO DO PROJETO
Desenvolver sistema de Inteligência Artificial conversacional 100% personalizado para automação de atendimento em 4 departamentos da operação, com implementação faseada para validação gradual e escalonamento futuro.
Problemas Identificados na Reunião
- Comercial: 50 representantes externos, mas receptivo interno fraco (sem estrutura)
- Financeiro: Atendentes gastam tempo com 2ª via boleto (tarefa repetitiva)
- Fiscal/Devolução: Departamento NÃO aceita áudio (!!) - cliente precisa escrever
- Logística: 3.000+ clientes/mês perguntando rastreamento (sobrecarga)
Resultado Esperado
Sistema 100% personalizado integrado ao ERP Target, com IA conversacional natural, painel de controle para visualização das etapas da IA e relatórios gerenciais automatizados.
2. INFRAESTRUTURA TECNOLÓGICA
Infraestrutura em Nuvem
- Servidor VPS: 4 vCPUs, 8GB RAM, 100GB SSD
- Banco de Dados: PostgreSQL (isolado, backups diários)
- SSL Automático: Certificado de segurança HTTPS
- Monitoramento: Sistema de auto-restart em caso de falhas
- Backup: Diário automatizado - retenção 30 dias
3. DETALHAMENTO POR FASE
FASE 1 - DEPARTAMENTO COMERCIAL
⭐ PRIORIDADE MÁXIMA
Objetivo
Criar sistema de atendimento receptivo automatizado com IA para escalar vendas internas sem contratação.
O QUE SERÁ DESENVOLVIDO
1. IA Conversacional Comercial
Inteligência Artificial Personalizada:
- Tom de voz e linguagem adaptados ao seu negócio
- Identificação automática de tipo de cliente
- Qualificação de interesse (orçamento, urgência, volume)
- Detecção e validação de CNPJ
- Captura de lista de produtos desejados
- Entendimento de contexto (recompra vs nova compra)
Tratamento de Objeções:
- "Preço muito alto" → Oferecer condições especiais
- "Prazo de entrega" → Destacar entrega rápida
- "Já tenho fornecedor" → Apresentar diferenciais
Transferência Inteligente para Vendedor:
- Cliente solicita desconto acima de limite pré-definido
- Pedido urgente com tratamento especial
- Dúvida técnica sobre produtos
2. Painel de Controle (Uso Interno)
Importante: Este painel é para controle interno e visualização das etapas da IA, não substitui o CRM que vocês já utilizam. Serve para acompanhar o trabalho da IA e intervir quando necessário.
Funcionalidades do Painel:
- Funil Visual: Novo Lead → Qualificado → Orçamento → Negociação → Vendido/Perdido
- Visualização de Conversas: Histórico completo de cada atendimento
- Temperatura de Leads: 🔥 Quente / 🟡 Morno / 🔵 Frio
- Botão "Assumir Conversa": Vendedor pode entrar no lugar da IA
- Follow-up Automático: IA tenta reativar leads inativos (3, 7 e 14 dias)
Relatórios Gerenciais:
- Total de atendimentos (dia/mês)
- Taxa de qualificação (leads quentes vs frios)
- Conversão por vendedor (quando transferido)
- Tempo médio de atendimento
- Transferências realizadas (IA → humano)
3. Integração com Sistema Target
Conexões Necessárias:
- Consulta de clientes (CNPJ, razão social, histórico)
- Busca de produtos (estoque, preço, prazo)
- Geração de orçamentos
- Consulta de pedidos
4. Treinamento e Ajustes
- Treinamento inicial (2h online)
- Período de ajustes (30 dias)
- Vídeos tutoriais (acesso permanente)
RETORNO ESPERADO - FASE 1
Economia contratação (1 atendente): ~R$ 3.500/mês
Aumento conversão comercial: ~R$ 8.000/mês
Ganho de tempo gestão: ~R$ 1.000/mês
Aumento conversão comercial: ~R$ 8.000/mês
Ganho de tempo gestão: ~R$ 1.000/mês
~R$ 12.500/mês
Investimento mensal: R$ 1.400
Retorno líquido estimado: ~R$ 11.100/mês
Retorno líquido estimado: ~R$ 11.100/mês
Cronograma Detalhado - Fase 1
Semana 1-2
Análise de processos + Integração API Target
Semana 3-5
Desenvolvimento da IA (personalização, regras de negócio)
Semana 6-9
Desenvolvimento do painel de controle (backend)
Semana 10-12
Interface visual do painel (frontend)
Semana 13
Testes com casos reais (mínimo 50 conversas)
Semana 14
Ajustes pós-teste + Treinamento equipe
Semana 15
Go-live + Monitoramento intensivo
* Mensalidade começa a ser cobrada após go-live da fase
FASE 2 - DEPARTAMENTO FINANCEIRO
Objetivo
Automatizar demandas financeiras repetitivas (2ª via boleto, consulta débitos, negociação).
O QUE SERÁ DESENVOLVIDO
1. IA Financeira
Funcionalidades:
- Identificação automática de cliente (CNPJ, nome, telefone)
- 2ª via de boleto (envio automático via WhatsApp)
- Consulta de débitos e boletos vencidos
- Regras de negociação pré-definidas por faixa de valor
- Propostas de parcelamento automatizadas
Exemplo de Atendimento:
Cliente: "Preciso da segunda via do boleto"
IA: "Claro! Me passa o CNPJ da sua empresa?"
Cliente: "12.345.678/0001-99"
IA: "Identifiquei 2 boletos:"
• R$ 3.500 - Venc. 15/12/2025 (vencido)
• R$ 1.200 - Venc. 20/01/2026
"Qual você precisa? Ou envio os dois?"
Cliente: "Os dois"
IA: "Enviando agora! 📄"
[Envia 2 PDFs via WhatsApp]
2. Sistema de Negociação
Análise automática baseada em histórico do cliente:
- Cliente pontual → Desconto maior
- Cliente médio → Desconto padrão
- Cliente inadimplente → Só parcelamento
3. Integração Target (Módulo Financeiro)
- Listar boletos do cliente
- Gerar 2ª via de boleto
- Consultar débito total
- Registrar propostas de negociação
4. Painel Financeiro
Métricas:
- Total de 2ª vias emitidas
- Negociações em andamento
- Taxa de conversão (proposta → acordo)
- Valor recuperado via negociação
RETORNO ESPERADO - FASE 2
Economia tempo atendente: ~R$ 1.000/mês
Recuperação de crédito: ~R$ 3.000/mês
Redução inadimplência: ~R$ 1.500/mês
Recuperação de crédito: ~R$ 3.000/mês
Redução inadimplência: ~R$ 1.500/mês
~R$ 5.500/mês
Investimento mensal: +R$ 750
Retorno líquido estimado: ~R$ 4.750/mês
Retorno líquido estimado: ~R$ 4.750/mês
Cronograma Detalhado - Fase 2
Semana 1-2
Integração API Target (módulo financeiro)
Semana 3-5
Desenvolvimento IA + Sistema de negociação
Semana 6-7
Painel financeiro (relatórios e métricas)
Semana 8
Testes com 30 casos reais
Semana 9
Go-live + Ajustes
* Mensalidade começa a ser cobrada após go-live da fase
FASE 3 - FISCAL E DEVOLUÇÃO
🔥 MAIOR INOVAÇÃO
Objetivo
Resolver o gargalo crítico: "Departamento não aceita áudio" + automatizar XMLs.
🚀 INOVAÇÃO TÉCNICA
Transcrição automática de áudio para texto
Cliente envia ÁUDIO falando sobre a devolução → IA transcreve automaticamente → Extrai dados estruturados → Gera relatório completo para farmacêutico.
Fim do problema "departamento não aceita áudio"!
O QUE SERÁ DESENVOLVIDO
1. IA de Devolução com Transcrição
Fluxo Revolucionário:
Cliente: [Envia ÁUDIO]
"Oi, preciso devolver 10 caixas de Dipirona que chegaram
com vencimento próximo. A nota é 12345."
IA: [Transcreve áudio automaticamente]
[Extrai informações estruturadas]
IA: "Entendi! Deixa eu confirmar:
• Produto: Dipirona
• Quantidade: 10 caixas
• Motivo: Vencimento próximo
• Nota Fiscal: 12345
Está correto?"
Cliente: "Isso mesmo!"
IA: "Perfeito! Solicitação registrada. Nosso time analisa
em até 4 horas úteis e te retorna por aqui. 📋"
Dados Coletados Automaticamente:
- Produto (nome ou código)
- Quantidade
- Motivo da devolução
- Nota Fiscal
- CNPJ do cliente
- Fotos (opcional)
2. Sistema de Gestão de Devoluções
Funil de Devolução:
- Solicitado (IA registrou)
- Em Análise (farmacêutico validando)
- Aprovado (pode devolver)
- Aguardando Logística
- Concluído (crédito/troca realizada)
- Negado (com justificativa)
Notificações Automáticas:
- Nova solicitação → Notifica farmacêutico
- Prazo 4h próximo do fim → Alerta urgente
- Decisão tomada → IA avisa cliente
3. Automação de XML (2ª via)
Cliente solicita XML → IA busca no Target → Envia automaticamente via WhatsApp
4. Integração Target (Módulo Fiscal)
- Buscar e enviar arquivo XML
- Registrar solicitação de devolução
- Validar Nota Fiscal
RETORNO ESPERADO - FASE 3
IMPACTO OPERACIONAL:
Fim do gargalo "não aceita áudio": Satisfação ↑
Economia tempo farmacêutico: ~R$ 1.500/mês
Redução de erros: ~R$ 1.000/mês
Agilidade no atendimento: Diferencial competitivo
Fim do gargalo "não aceita áudio": Satisfação ↑
Economia tempo farmacêutico: ~R$ 1.500/mês
Redução de erros: ~R$ 1.000/mês
Agilidade no atendimento: Diferencial competitivo
~R$ 2.500/mês
Investimento mensal: +R$ 900
Retorno líquido estimado: ~R$ 1.600/mês
Retorno líquido estimado: ~R$ 1.600/mês
Cronograma Detalhado - Fase 3
Semana 1-2
Integração API Target (módulo fiscal)
Semana 3-5
Desenvolvimento sistema de transcrição de áudio
Semana 6-8
IA de extração de dados + Validações
Semana 9-10
Painel de gestão de devoluções
Semana 11
Testes com 50 casos reais (áudio, texto, imagens)
Semana 12
Go-live + Treinamento
* Mensalidade começa a ser cobrada após go-live da fase
FASE 4 - LOGÍSTICA
Objetivo
Automatizar consultas de rastreamento e desafogar o setor.
O QUE SERÁ DESENVOLVIDO
1. IA de Rastreamento
Fluxo de Atendimento:
Cliente: "Cadê meu pedido?"
IA: "Me passa o código do pedido ou a nota fiscal?"
Cliente: "NF 78900"
IA: "Pedido #78900:
📦 Status: Saiu para entrega às 08h30
🚚 Transportadora: Rapidão Logística
📍 Previsão: Hoje até 17h
🔗 Rastreio: [Link]"
Notificações Proativas:
- Pedido despachado → IA avisa cliente automaticamente
2. Integração Target (Módulo Logística)
- Consultar status de pedido
- Listar últimos pedidos do cliente
- Integração com APIs de transportadoras
3. Painel Logística
Métricas:
- Consultas de rastreamento/dia
- Pedidos despachados (notificações enviadas)
- Pedidos atrasados
- Tempo médio de entrega por região
RETORNO ESPERADO - FASE 4
Economia tempo atendente: ~R$ 800/mês
Redução de chamadas: ~90%
Satisfação do cliente: Diferencial competitivo
Redução de chamadas: ~90%
Satisfação do cliente: Diferencial competitivo
~R$ 800/mês
Investimento mensal: +R$ 600
Retorno líquido estimado: ~R$ 200/mês
Retorno líquido estimado: ~R$ 200/mês
Cronograma Detalhado - Fase 4
Semana 1-2
Integração Target + APIs Transportadoras
Semana 3-4
IA de rastreamento + Notificações proativas
Semana 5
Painel logística (métricas e relatórios)
Semana 6
Go-live + Testes finais
* Mensalidade começa a ser cobrada após go-live da fase
4. RESUMO FINANCEIRO COMPLETO
| FASE | DEPARTAMENTO | IMPLEMENTAÇÃO | MENSALIDADE |
|---|---|---|---|
| 1 | Comercial | R$ 9.250 | R$ 1.400 |
| 2 | Financeiro | R$ 6.000 | +R$ 750 |
| 3 | Fiscal/Devolução | R$ 7.250 | +R$ 900 |
| 4 | Logística | R$ 4.750 | +R$ 600 |
| TOTAL | R$ 27.250 | R$ 3.650/mês | |
INVESTIMENTO TOTAL DO PROJETO
Implementação (4 fases)
R$ 27.250
Mensalidade Final
R$ 3.650
Após todas as fases
Prazo total: 42 semanas (~10 meses)
5. FORMAS DE PAGAMENTO
💳 OPÇÃO 1: Pagamento por Fases (Flexível)
Como funciona: Você paga apenas pela fase que está sendo implementada.
| Modalidade | Desconto | Exemplo (Fase 1 - R$ 9.250) |
|---|---|---|
| À vista (PIX/Boleto) | 5% OFF | R$ 8.787,50 |
| Cartão até 3x | Juros do cartão | 3x ~R$ 3.083 + juros |
Mensalidade de cada fase: Começa a ser cobrada após go-live.
🎁 OPÇÃO 2: Projeto Completo (Melhor Custo-Benefício)
Compromisso com todas as 4 fases:
| Modalidade | Desconto | Valor Total |
|---|---|---|
| À vista (PIX/Boleto) | 10% OFF | R$ 24.525 |
| Economia de R$ 2.725 vs pagamento por fases! | ||
Parcelamento COM JUROS:
- Cartão de crédito: Até 12x (juros do cartão aplicados pela instituição financeira)
- Valor total parcelado: R$ 27.250 (antes do desconto)
Mensalidade: R$ 3.650/mês (após todas as fases implementadas)
6. CUSTOS OPERACIONAIS (À PARTE)
⚠️ IMPORTANTE: Custos Externos Não Inclusos na Mensalidade
Os valores abaixo são cobrados diretamente pelos fornecedores (Meta e OpenAI) e não estão inclusos na mensalidade de manutenção. Fazemos o repasse pelo custo real, sem margem.
| Item | Fornecedor | Estimativa Mensal | Observação |
|---|---|---|---|
| WhatsApp API | Meta | R$ 300 - R$ 500 | ~3.000 conversas/mês (R$ 0,10-0,17/conversa) |
| OpenAI GPT-4o-mini | OpenAI | R$ 400 - R$ 600 | ~200k tokens/dia (conversação) |
| Whisper (Fase 3) | OpenAI | R$ 150 - R$ 250 | ~500 áudios/mês × 2min (transcrição) |
| TOTAL ESTIMADO (Todas as Fases) | R$ 850 - R$ 1.350 | Depende do volume de uso | |
Como Funciona?
- Você cria contas direto com Meta (WhatsApp) e OpenAI
- Conectamos suas credenciais no sistema
- Você recebe faturas direto deles mensalmente
- Repasse transparente: Sem markup, sem margem nossa
Por que não está incluso?
- Volume varia muito (de 1.000 a 10.000+ conversas/mês)
- Transparência total: Você paga só o que usa
- Flexibilidade: Pode trocar de plano conforme crescimento
7. PROPRIEDADE INTELECTUAL E LICENÇA DE USO
Como Funciona?
Licença de Uso Perpétua:
- O sistema desenvolvido é de propriedade da Café Online
- Você tem licença de uso exclusiva enquanto a mensalidade estiver ativa
- Pode usar o sistema em toda sua operação (todos departamentos, unidades)
- Dados e conversas são 100% seus (você tem propriedade total)
O que NÃO pode fazer:
- Revender o sistema para terceiros
- Copiar/replicar o código para outros projetos
- Fornecer acesso a concorrentes
E se eu quiser a cessão total do código?
Caso deseje adquirir o código-fonte completo e ter propriedade total (usar em outros projetos, revender, etc.), isso é negociável por um valor à parte.
| Tipo de Cessão | O que inclui | Valor |
|---|---|---|
| Cessão Parcial (uso próprio) | Código-fonte completo, pode usar em outros projetos seus | 5x valor implementação* |
| Cessão Total (white label) | Código + direito de revenda com sua marca | Negociável (15-20x) |
* Exemplo: Fase 1 (R$ 9.250) → Cessão = R$ 46.250 | Todas fases (R$ 27.250) → Cessão = R$ 136.250
E se eu cancelar a mensalidade?
- Sistema continua ativo por 30 dias (período de transição)
- Você pode exportar todos seus dados (conversas, leads, relatórios)
- Após 30 dias, sistema é desativado
- Para reativar, basta voltar a pagar mensalidade (sem custo adicional)
8. LGPD E SEGURANÇA DE DADOS
Conformidade com LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados)
O sistema é desenvolvido seguindo todas as diretrizes da LGPD (Lei 13.709/2018), garantindo a privacidade e segurança dos dados dos seus clientes.
Medidas de Segurança Implementadas:
| Medida | Descrição | Status |
|---|---|---|
| Criptografia AES-256 | Dados sensíveis (CNPJ, CPF, telefone) criptografados no banco | ✅ Incluso |
| SSL/TLS (HTTPS) | Certificado de segurança automático (Let's Encrypt) | ✅ Incluso |
| Logs de Auditoria | Registro de acessos (quem, quando, o que fez) - retenção 3 meses | ✅ Incluso |
| Backup Criptografado | Backup diário com criptografia AES-256 (retenção 30 dias) | ✅ Incluso |
| Termo de Consentimento | Modal de aceite LGPD na primeira interação do cliente | ✅ Incluso |
| Direito de Exclusão | Cliente pode solicitar exclusão de dados (prazo 48h úteis) | ✅ Incluso |
| Anonimização | Dados podem ser anonimizados para fins estatísticos | ✅ Incluso |
| Controle de Acesso | Permissões por nível (admin, gestor, vendedor) | ✅ Incluso |
Responsabilidades
| Parte | Responsabilidade |
|---|---|
| Café Online (Operador) |
• Implementar medidas de segurança técnicas • Manter sistema atualizado e seguro • Notificar em caso de incidente (24h) |
| Cliente (Controlador) |
• Definir finalidade do tratamento dos dados • Nomear DPO (Data Protection Officer) se aplicável • Responder a solicitações dos titulares (clientes finais) |
Serviços Opcionais (Não Inclusos):
| Serviço | Custo Estimado | Quando Contratar |
|---|---|---|
| DPO Terceirizado | R$ 500 - R$ 800/mês | Se processar dados sensíveis em larga escala |
| Consultoria LGPD | R$ 3.000 - R$ 8.000 (única vez) | Para adequar processos internos da empresa |
| Certificação ISO 27001 | R$ 15.000 - R$ 30.000/ano | Se exigido por clientes/regulação do setor |
Observação: As medidas básicas de LGPD (criptografia, logs, termo de aceite) estão incluídas na mensalidade sem custo adicional. Serviços opcionais são contratados apenas se houver necessidade específica.
O que está incluso na Mensalidade de Manutenção:
- Servidor + infraestrutura completa (VPS, banco de dados, SSL)
- Suporte técnico prioritário (bugs críticos em até 24h)
- Ajustes e melhorias contínuas no comportamento da IA
- Atualizações de funcionalidades
- Monitoramento 24/7 do sistema
- Backup diário automático (retenção 30 dias)
- Relatórios mensais de performance
- Segurança LGPD (criptografia, logs, termo de aceite)
NÃO incluso:
- Custos de WhatsApp API (Meta) - R$ 300-500/mês
- Custos de OpenAI (GPT + Whisper) - R$ 550-850/mês
- Serviços opcionais LGPD (DPO, consultoria, certificações)
Reajuste: Anual pelo IGPM (após 12 meses)
9. RETORNO SOBRE INVESTIMENTO (Estimativa Conservadora)
| BENEFÍCIO | VALOR MENSAL ESTIMADO |
|---|---|
| Economia com contratações | ~R$ 6.000 |
| Aumento de vendas (conversão melhorada) | ~R$ 8.000 |
| Recuperação de crédito | ~R$ 3.000 |
| Ganho de produtividade geral | ~R$ 2.500 |
| TOTAL ESTIMADO DE BENEFÍCIOS | ~R$ 19.500/mês |
RETORNO SOBRE INVESTIMENTO ESTIMADO
Total de benefícios mensais: ~R$ 19.500
Investimento mensal (manutenção): R$ 3.650
Custos operacionais (APIs): ~R$ 1.000
Investimento mensal (manutenção): R$ 3.650
Custos operacionais (APIs): ~R$ 1.000
~R$ 14.850/mês
Retorno líquido estimado
Payback estimado: 2-3 meses de uso completo
Payback estimado: 2-3 meses de uso completo
* Valores estimados com base em cenário conservador. Resultados reais podem variar conforme volume de uso e características da operação.
10. CRONOGRAMA COMPLETO
| FASE | INÍCIO | DURAÇÃO | ENTREGA |
|---|---|---|---|
| 1 - Comercial | Semana 1 | 15 semanas | Semana 15 |
| 2 - Financeiro | Semana 16 | 9 semanas | Semana 24 |
| 3 - Fiscal/Devolução | Semana 25 | 12 semanas | Semana 36 |
| 4 - Logística | Semana 37 | 6 semanas | Semana 42 |
| PRAZO TOTAL | 42 semanas (~10 meses) | ||
Início: Após aprovação da proposta + confirmação integração API Target
11. PRÓXIMOS PASSOS
Para Aprovação
- ✅ Cliente envia documentação API Target (endpoints, credenciais)
- ✅ Café Online valida viabilidade técnica (2-3 dias úteis)
- ✅ Assinatura de contrato
- ✅ Pagamento 1ª parcela (Fase 1 ou projeto completo)
- ✅ Cliente cria contas Meta (WhatsApp API) e OpenAI
- ✅ Início do projeto: Semana 1
Contato
- Felipe Zanoni - Café Online
- WhatsApp: (11) 94729-2318
- Email: contato@agenciacafeonline.com.br
12. GARANTIAS
- Uptime: Sistema operacional 99,5% do tempo
- Suporte: Bugs críticos corrigidos em até 24h
- Treinamento: 2h online + vídeos tutoriais de acesso permanente
- Licença de uso exclusiva: Você pode usar em toda sua operação
- Dados são seus: Você tem propriedade total sobre todas as conversas e informações
- Conformidade LGPD: Sistema desenvolvido seguindo todas as diretrizes da lei